ABSTRAK
Tulisan ini bertujuan untuk menjelaskan diagnosa organisasi yang merupakan kunci sukses dalam perubahan. Metodologi penulisan yang digunakan adalah studi literatur dengan mengkaji literatur tentang diagnosa organisasi dan teknik dalam diagnosa organisasi. Hasil kajian menggambarkan teknik-teknik yang dapat digunakan dalam diagnosa organisasi.
Kata kunci: diagnosa organisasi, perubahan.
PENDAHULUAN
Tulisan ini membahas bagaimana kita sebagai anggota organisasi mampu mendiagnosa organisasi dimana kita berada dan menentukan teknik diagnosa yang sesuai dengan organisasi untuk perubahan yang akan dilakukan. Oleh karena itu, sistematika tulisan ini meliputi tiga bagian yaitu Pendahuluan, Tinjauan Pustaka, dan pembahasan.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian
Diagnosa organisasi merupakan suatu hal penting bagi organisasi dalam kaitannya dengan perubahan. Langkah pertama dalam perubahan adalah mengenali organisasi untuk menentukan perubahan apa yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Penentuan fokus apa yang akan dilakukan perubahan menentukan sukses tidaknya perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, langkah pertama dalam perubahan ini adalah membuat diagnosa terhadap organisasi.
Banyak definisi yang telah diungkapkan oleh para pakar terkait pengertian diagnosa organisasi. Janicijevic (2010) menyatakan diagnosis organisasi merupakan isu yang penting dalam perubahan dan pengembangan organisasi. Diagnosa organisasi akan menjawab tiga pertanyaan penting yaitu “Mengapa organisasi harus berubah?”, “Bagaimana melakukan perubahan tersebut”, dan “Apakah yang akan diubah?” (Pettigrew, 1997).
Lebih lanjut, Janicijevic (2010) menyatakan diagnosa organisasi adalah suatu metode yang digunakan untuk menganalisis organisasi dalam rangka mengidentifikasi kelemahan organisasi sehingga dapat dinetralisasi melalui perubahan organisasi. Diagnosa organisasi melibatkan diagnosa atau penilaian tingkat fungsional suatu organisasi pada saat ini dalam rangka merancang intervensi perubahan yang sesuai. Menurut Tichy, dkk (1977) dalam HR Intelligence Report (2008), diagnosa organisasi merupakan kompetensi teknis yang merupakan bagian dari pengembangan organisasi (organizational development/ OD). Konsep diagnosa dalam OD mirip dengan praktik medis. Dalam melakukan diagnosa pada praktik medis, dokter melakukan tes dengan mengumpulkan informasi penting tentang cara kerja organ tubuh manusia. Setelah itu membuat evaluasi atas informasi tersebut untuk menentukan penyakit apa yang ada pada tubuh manusia. Selanjutnya, dibuatkan resep pengobatan untuk menyembuhkan penyakit tersebut.
Hal senada dilakukan pada diagnosa organisasi. Pendiagnosa organisasi menggunakan prosedur khusus untuk mengumpulkan data dan informasi vital dari suatu organisasi. Selanjutnya, berdasarkan data dan informasi tersebut dilakukan analisis untuk menentukan penyakit apa yang dialami oleh organisasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah merumuskan langkah-langkah intervensi yang diperlukan sehingga penyakit organisasi dapat disembuhkan dan organisasi menjadi bugar.
Manfaat
Banyak manfaat yang dihasilkan dari diagnosa organisasi. Menurut Alderer (1980) tujuan dari diagnosa organisasi adalah untuk menetapkan pemahaman yang menyeluruh mengenai suatu sistem dan menjadikannya sebagai dasar dalam menentukan perubahan apa yang diinginkan. Manfaat model diagnosa organisasi dalam HR Intelingence Report (2008) diantaranya pertama, membantu meningkatkan pemahaman tentang perilaku organisasi. Kedua, membantu mengkatagorikan data tentang organisasi. Ketiga, membantu menginterpretasikan data tentang organisasi. Terakhir, membantu menyediakan informasi dalam bahasa yang sama.
Uraian di atas menunjukkan manfaat diagnosa organisasi dapat diringkas sebagai berikut pertama memudahkan dalam memahami dan mengidentifikasi permasalahan organisasi dan hubungannya dengan perubahan lingkungan. Kedua, membantu dalam merancang intervensi yang diperlukan bagi organisasi untuk meningkatkan kinerja. Ketiga, membantu merancang bagaimana melakukan perubahan dalam organisasi.
Model Diagnosa organisasi
HR Intelligence Report mengungkapkan terdapat beberapa model yang dapat digunakan untuk melakukan diagnosa organisasi. Tulisan ini hanya membahas beberapa model. Penjelasan beberapa model tersebut diuraikan di bawah ini.
Force Field Analysis (FFA)
Analisis Medan Kekuatan atau Force Field Analysis (FFA) merupakan suatu analisis yang digunakan untuk perubahan organisasi menuju kondisi yang lebih baik. Dalam analisis ini, untuk berhasilnya perubahan kita akan menganalisis sisi kekuatan pendorong dan penghambat yang ada di organisasi. Dengan mengetahui kekuatan pendorong dan penghambat kunci, organisasi akan menggunakan kekuatan pendorong kunci dan mengurangi hambatan kunci untuk mengefektifkan perubahan.
Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanya organisasi yang adaptif terhadap perubahan. Situasi ini tentunya melihat perubahan lingkungan yang tetap eksis, maju, dan berkembang. Organisasi harus dapat memenuhi tuntutan perubahan lingkungan, dengan senantiasa dapat melakukan antisipasi, adaptasi dari proses perubahan. Bahwa seluruh komponen di dalam organisasi baik individu maupun kelompok kerja dan sumber daya lainnya harus tetap memiliki keunggulan dalam memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan pemikiran tersebut, maka peran pimpinan dalam organisasi adalah menciptakan perubahan. Pimpinan harus dapat mengenali faktor-faktor yang ada di dalam organisasi untuk dapat dijadikan kekuatan pendorong dan juga mengenali faktor-faktor yang mempunyai kekuatan penghambat. Kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat bersama-sama harus diidentifikasi. Identifikasi dilakukan dengan melihat fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan organisasi dan unsur-unsur manajemen sebagai sumber daya organisasi.
Leavitt’s Model
Model ini tidak membagi faktor menjadi faktor pendorong dan penghambat seperti pada analisis FFA. Model ini mengkategorikan variabel menjadi empat variabel yaitu struktur, tugas, teknologi, dan sumber daya manusia (SDM). Variabel struktur mengacu pada sistem otoritas, sistem komunikasi, dan alur kerja dalam organisasi. Variabel tugas mengacu pada tugas dan subtugas yang berhubungan dengan penyediaan barang dan jasa. Variabel teknologi meliputi semua peralatan dan mesin yang diperlukan oleh variabel tugas. Variabel SDM mengacu pada orang yang akan merealisasikan tujuan organisasi.
Model ini menyatakan bahwa antar variabel terdapat saling ketergantungan. Perubahan pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula apabila melakukan intervensi terhadap satu variabel juga harus menganalisis pengaruhnya terhadap variabel yang lain.
Open System Theory
Beberapa model diagnosis organisasi menggunakan teori open system ini sebagai asumsi dasar. Premis dari teori ini adalah organisasi dianggap sebagai sistem sosial yang mempunyai ketergantungan dengan lingkungannya. Sebagai suatu sistem, model ini memandang adanya siklus yang meliputi input, transformasi (proses), dan output dalam suatu organisasi. Output merupakan hasil dari proses input yang digunakan. Output tersebut nantinya akan menjadi umpan balik untuk input selanjutnya. Perubahan yang akan dilakukan pada suatu organisasi tidak lepas dari siklus ini. Oleh karena itu, perubahan di dalam organisasi dilakukan dengan mengintervensi sisi input dan proses yang dilakukan sehingga output yang dihasilkan akan mengalami perubahan.
McKinsey 7S Framework
Model ini dikembangkan oleh perusahaan konsultan McKinsey and Company berdasarkan hasil riset terapan yang telah dilakukan pada industri dan bisnis. Pada model ini terdapat tujuh variabel yang semua variabelnya dimulai dengan huruf S sehingga disingkat menjadi 7S. Ketujuh variabel tersebut adalah struktur, strategi, sistem, skill, style, staff, dan shared values (nilai).
Struktur didefinisikan sebagai kerangka organisasi atau bagan organisasi. Strategi merupakan rencana atau arah tindakan dalam pengalokasian sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem adalah proses dan prosedur rutin yang dilaksanakan oleh organisasi. Skill menunjukkan kapabilitas staf yang ada di organisasi. Staff digambarkan dalam bentuk kategori personil pada organisasi. Style adalah cara manajer kunci bertindak dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Share Values merupakan konsep arahan yang dibagikan kepada anggota organisasi.
Untuk melakukan perubahan organisasi, tidak mungkin hanya mengintervensi pada satu atau dua variabel saja. Perlu adanya analisis komprehensif yang melibatkan keseluruhan variabel sehingga perubahan organisasi dapat berlangsung efektif dan efisien.
Oleh:Hindri Asmoko
Tulisan ini bertujuan untuk menjelaskan diagnosa organisasi yang merupakan kunci sukses dalam perubahan. Metodologi penulisan yang digunakan adalah studi literatur dengan mengkaji literatur tentang diagnosa organisasi dan teknik dalam diagnosa organisasi. Hasil kajian menggambarkan teknik-teknik yang dapat digunakan dalam diagnosa organisasi.
Kata kunci: diagnosa organisasi, perubahan.
PENDAHULUAN
Sebuah organisasi berada diantara lingkungan yang mengelilingnya. Sekarang ini, lingkungan yang melingkupi suatu organisasi semakin kompleks, dinamis, dan berkembang. Banyak faktor yang turut andil dalam mempercepat proses kompleksitas, dinamisasi, dan perkembangan tersebut. Diantara faktor-faktor tersebut adalah globalisasi, pertumbuhan, teknologi, dan modal intelektual (Ulrich, 1997). Bateman dan Snell (2009) mengidentifikasi empat elemen kunci yang membuat bisnis sekarang ini berbeda dengan dekade sebelumnya. Keempat elemen kunci tersebut adalah globalisasi, perubahan teknologi, pentingnya pengetahuan dan ide (knowledge management), dan kolaborasi yang melintasi batasan organisasi.
Globalisasi merupakan tren yang terjadi sejak beberapa tahun yang lalu. Organisasi baik yang berorientasi laba maupun yang berorientasi nonlaba sekarang ini menghadapi persaingan yang tidak hanya dalam lingkup lokal tetapi juga dalam lingkup global. Globalisasi mengakibatkan sekat antar negara yang selama ini cukup ketat menjadi sedemikian longgar. Tahap selanjutnya, globalisasi ini disusul dengan adanya kesepakatan perdagangan bebas antar negara atau dalam suatu kawasan sehingga memunculkan adanya kawasan ekonomi bebas. Di Eropa kita mengenal Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE), di kawasan Asia Tenggara mulai Tahun 2015 terbentuklah Masyarakat Ekonomi Asean (MEA). Dengan demikian organisasi akan hidup dalam lingkungan global. Banyak contoh perusahaan swasta yang bergerak pada tingkat global diantaranya General Electric, Nestle, Samsung, Toyota, dan masih banyak lagi yang lainnya. Pada tingkat negara atau pemerintahan, globalisasi menyebabkan persaingan antar negara menjadi lebih sengit. Kemudahan masuk dan keluar suatu negara akan mempengaruhi bagaimana pengelolaan suatu negara atau pemerintahan harus dilakukan akan mampu bersaing dengan negara lain. Negara dengan tingkat competitive advantage yang tinggi akan mampu menjadi negara yang unggul.
Selain globalisasi, pengaruh perkembangan teknologi juga tidak kalah hebatnya. Salah satu contoh pengaruh perkembangan teknologi yang mempengaruhi bisnis pada perusahaan swasta adalah yang terjadi pada PT Pos Indonesia. Sebelum adanya kemajuan teknologi, PT Pos Indonesia mengandalkan core bussiness dari pengantaran surat. Kemajuan teknologi menyebabkan surat banyak beralih dari kertas menjadi dalam bentuk elektronik (email). Apabila PT Pos Indonesia masih mengandalkan bisnis dari pengantaran surat, nasib perusahaan pasti tidak akan bertahan lama dan akan gulung tikar. Contoh lain dari bisnis yang mengalami kemunduran karena teknologi adalah Nokia. Perusahaan produsen handphone ini sempat merajai pasar dunia untuk produk yang dihasilkan, tetapi kemajuan teknologi yang dilakukan oleh pesaingnya mampu merontokkan dominasi pangsa pasar Nokia. Yang mutakhir adalah buramnya kondisi perusahaan elektronik Jepang yang digilas oleh kemajuan teknologi elektronik Korea Selatan.
Suatu organisasi akan dapat bertahan hidup manakala mampu beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan perkembangan yang terjadi di lingkungannya (Heifetz dkk., 2009). Organisasi yang tidak mampu beradaptasi dengan lingkungannya niscaya akan mati. Contoh yang terjadi pada Nokia, perusahaan elektronik di Jepang, dan lainnya dapat menjadi pelajaran. Organisasi yang mampu melakukan perubahan atau transformasi akan tetap mampu bertahan hidup dan bahkan mampu membuat pertumbuhan organisasi yang lebih tinggi.
Kemampuan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungannya ditentukan oleh kemampuannya dalam mengamati dan merespon apa yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, penting bagi anggota organisasi untuk memiliki kemampuan dalam mengamati dan merespon perubahan yang terjadi di lingkungannya.Tulisan ini membahas bagaimana kita sebagai anggota organisasi mampu mendiagnosa organisasi dimana kita berada dan menentukan teknik diagnosa yang sesuai dengan organisasi untuk perubahan yang akan dilakukan. Oleh karena itu, sistematika tulisan ini meliputi tiga bagian yaitu Pendahuluan, Tinjauan Pustaka, dan pembahasan.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian
Diagnosa organisasi merupakan suatu hal penting bagi organisasi dalam kaitannya dengan perubahan. Langkah pertama dalam perubahan adalah mengenali organisasi untuk menentukan perubahan apa yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Penentuan fokus apa yang akan dilakukan perubahan menentukan sukses tidaknya perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, langkah pertama dalam perubahan ini adalah membuat diagnosa terhadap organisasi.
Banyak definisi yang telah diungkapkan oleh para pakar terkait pengertian diagnosa organisasi. Janicijevic (2010) menyatakan diagnosis organisasi merupakan isu yang penting dalam perubahan dan pengembangan organisasi. Diagnosa organisasi akan menjawab tiga pertanyaan penting yaitu “Mengapa organisasi harus berubah?”, “Bagaimana melakukan perubahan tersebut”, dan “Apakah yang akan diubah?” (Pettigrew, 1997).
Lebih lanjut, Janicijevic (2010) menyatakan diagnosa organisasi adalah suatu metode yang digunakan untuk menganalisis organisasi dalam rangka mengidentifikasi kelemahan organisasi sehingga dapat dinetralisasi melalui perubahan organisasi. Diagnosa organisasi melibatkan diagnosa atau penilaian tingkat fungsional suatu organisasi pada saat ini dalam rangka merancang intervensi perubahan yang sesuai. Menurut Tichy, dkk (1977) dalam HR Intelligence Report (2008), diagnosa organisasi merupakan kompetensi teknis yang merupakan bagian dari pengembangan organisasi (organizational development/ OD). Konsep diagnosa dalam OD mirip dengan praktik medis. Dalam melakukan diagnosa pada praktik medis, dokter melakukan tes dengan mengumpulkan informasi penting tentang cara kerja organ tubuh manusia. Setelah itu membuat evaluasi atas informasi tersebut untuk menentukan penyakit apa yang ada pada tubuh manusia. Selanjutnya, dibuatkan resep pengobatan untuk menyembuhkan penyakit tersebut.
Hal senada dilakukan pada diagnosa organisasi. Pendiagnosa organisasi menggunakan prosedur khusus untuk mengumpulkan data dan informasi vital dari suatu organisasi. Selanjutnya, berdasarkan data dan informasi tersebut dilakukan analisis untuk menentukan penyakit apa yang dialami oleh organisasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah merumuskan langkah-langkah intervensi yang diperlukan sehingga penyakit organisasi dapat disembuhkan dan organisasi menjadi bugar.
Manfaat
Banyak manfaat yang dihasilkan dari diagnosa organisasi. Menurut Alderer (1980) tujuan dari diagnosa organisasi adalah untuk menetapkan pemahaman yang menyeluruh mengenai suatu sistem dan menjadikannya sebagai dasar dalam menentukan perubahan apa yang diinginkan. Manfaat model diagnosa organisasi dalam HR Intelingence Report (2008) diantaranya pertama, membantu meningkatkan pemahaman tentang perilaku organisasi. Kedua, membantu mengkatagorikan data tentang organisasi. Ketiga, membantu menginterpretasikan data tentang organisasi. Terakhir, membantu menyediakan informasi dalam bahasa yang sama.
Uraian di atas menunjukkan manfaat diagnosa organisasi dapat diringkas sebagai berikut pertama memudahkan dalam memahami dan mengidentifikasi permasalahan organisasi dan hubungannya dengan perubahan lingkungan. Kedua, membantu dalam merancang intervensi yang diperlukan bagi organisasi untuk meningkatkan kinerja. Ketiga, membantu merancang bagaimana melakukan perubahan dalam organisasi.
PEMBAHASAN
Proses melakukan diagnosa organisasi akan lebih mudah apabila digunakan alat, teknik, dan model yang relevan dan valid. Terdapat banyak alat, teknik, atau model yang dapat digunakan untuk melakukan diagnosa organisasi tersebut. Berikut uraian beberapa alat, teknik, atau model tersebut.Model Diagnosa organisasi
HR Intelligence Report mengungkapkan terdapat beberapa model yang dapat digunakan untuk melakukan diagnosa organisasi. Tulisan ini hanya membahas beberapa model. Penjelasan beberapa model tersebut diuraikan di bawah ini.
Force Field Analysis (FFA)
Analisis Medan Kekuatan atau Force Field Analysis (FFA) merupakan suatu analisis yang digunakan untuk perubahan organisasi menuju kondisi yang lebih baik. Dalam analisis ini, untuk berhasilnya perubahan kita akan menganalisis sisi kekuatan pendorong dan penghambat yang ada di organisasi. Dengan mengetahui kekuatan pendorong dan penghambat kunci, organisasi akan menggunakan kekuatan pendorong kunci dan mengurangi hambatan kunci untuk mengefektifkan perubahan.
Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanya organisasi yang adaptif terhadap perubahan. Situasi ini tentunya melihat perubahan lingkungan yang tetap eksis, maju, dan berkembang. Organisasi harus dapat memenuhi tuntutan perubahan lingkungan, dengan senantiasa dapat melakukan antisipasi, adaptasi dari proses perubahan. Bahwa seluruh komponen di dalam organisasi baik individu maupun kelompok kerja dan sumber daya lainnya harus tetap memiliki keunggulan dalam memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan pemikiran tersebut, maka peran pimpinan dalam organisasi adalah menciptakan perubahan. Pimpinan harus dapat mengenali faktor-faktor yang ada di dalam organisasi untuk dapat dijadikan kekuatan pendorong dan juga mengenali faktor-faktor yang mempunyai kekuatan penghambat. Kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat bersama-sama harus diidentifikasi. Identifikasi dilakukan dengan melihat fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan organisasi dan unsur-unsur manajemen sebagai sumber daya organisasi.
Leavitt’s Model
Model ini tidak membagi faktor menjadi faktor pendorong dan penghambat seperti pada analisis FFA. Model ini mengkategorikan variabel menjadi empat variabel yaitu struktur, tugas, teknologi, dan sumber daya manusia (SDM). Variabel struktur mengacu pada sistem otoritas, sistem komunikasi, dan alur kerja dalam organisasi. Variabel tugas mengacu pada tugas dan subtugas yang berhubungan dengan penyediaan barang dan jasa. Variabel teknologi meliputi semua peralatan dan mesin yang diperlukan oleh variabel tugas. Variabel SDM mengacu pada orang yang akan merealisasikan tujuan organisasi.
Model ini menyatakan bahwa antar variabel terdapat saling ketergantungan. Perubahan pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula apabila melakukan intervensi terhadap satu variabel juga harus menganalisis pengaruhnya terhadap variabel yang lain.
Open System Theory
Beberapa model diagnosis organisasi menggunakan teori open system ini sebagai asumsi dasar. Premis dari teori ini adalah organisasi dianggap sebagai sistem sosial yang mempunyai ketergantungan dengan lingkungannya. Sebagai suatu sistem, model ini memandang adanya siklus yang meliputi input, transformasi (proses), dan output dalam suatu organisasi. Output merupakan hasil dari proses input yang digunakan. Output tersebut nantinya akan menjadi umpan balik untuk input selanjutnya. Perubahan yang akan dilakukan pada suatu organisasi tidak lepas dari siklus ini. Oleh karena itu, perubahan di dalam organisasi dilakukan dengan mengintervensi sisi input dan proses yang dilakukan sehingga output yang dihasilkan akan mengalami perubahan.
McKinsey 7S Framework
Model ini dikembangkan oleh perusahaan konsultan McKinsey and Company berdasarkan hasil riset terapan yang telah dilakukan pada industri dan bisnis. Pada model ini terdapat tujuh variabel yang semua variabelnya dimulai dengan huruf S sehingga disingkat menjadi 7S. Ketujuh variabel tersebut adalah struktur, strategi, sistem, skill, style, staff, dan shared values (nilai).
Struktur didefinisikan sebagai kerangka organisasi atau bagan organisasi. Strategi merupakan rencana atau arah tindakan dalam pengalokasian sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem adalah proses dan prosedur rutin yang dilaksanakan oleh organisasi. Skill menunjukkan kapabilitas staf yang ada di organisasi. Staff digambarkan dalam bentuk kategori personil pada organisasi. Style adalah cara manajer kunci bertindak dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Share Values merupakan konsep arahan yang dibagikan kepada anggota organisasi.
Untuk melakukan perubahan organisasi, tidak mungkin hanya mengintervensi pada satu atau dua variabel saja. Perlu adanya analisis komprehensif yang melibatkan keseluruhan variabel sehingga perubahan organisasi dapat berlangsung efektif dan efisien.
Oleh:Hindri Asmoko
